Politica privind supravegherea prin mijloace video

SCOP:

Această politică stabileşte:

1. un set unitar de reguli care reglementează implementarea şi utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securităţii persoanelor şi bunurilor, pazei şi protecţiei bunurilor, imobilelor, valorilor şi a materialelor cu regim special care sunt utilizate în activitate, respectând în acelaşi timp obligaţiile ce revin SC REGA MED SRL, cu sediul social in Cluj Napoca, str. Rovine, nr 1/14 si puncte de lucru in: Cluj Napoca, Flora Parc, str Agricultorilor Nr 1, parter, Spațiul comercial 4-5 si Floresti, Strada Șesul de Sus, nr 126 E, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului cu numarul J12/1999/2012 , cod unic de identificare 30470772, („Compania sau „Operatorul”). Rolul prezentei politici este de a explica modul in care datele dumneavoastra personale sunt utilizate si scopul in care acestea sunt folosite.

2. responsabilităţile privind administrarea şi exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum şi cele privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestor activităţi.

Politica privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video din spatiile care apartin SC REGAMED SRL şi măsurile de protecţie luate de SC REGAMED SRL pentru a proteja datele cu caracter personal, viaţa privată şi alte drepturi fundamentale şi interese legitime ale persoanelor filmate de camere.

DOMENIUL:

Politica se aplică în cadrul activităţii de supraveghere prin mijloace video. Politica se aplică, corespunzător competenţelor, de către:

• personalul desemnat cu administrarea sistemului;
• conducerea unității;
• personalul intern care asigură mentenanţa sistemelor de supraveghere.

Supravegherea prin mijloace video se utilizează doar în situaţia în care mijloacele convenţionale aplicate sunt considerabil mai puţin eficiente în realizarea obiectivelor menţionate, conform analizei de risc efectuate la nivelul instituţiei.

SC REGAMED SRL prelucrează imaginile înregistrate respectând prevederile legale
în domeniu.

1.1 Referinţe normative:

1. Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
2. Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor
3. Instrucţiunile Autorităţii Europene de Protecţie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
4. Legea nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare;
5. Ordinul nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal;
6. Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date.
7. Legea 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)

Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare şi funcţionare a SC REGA MED SRL, în special în vederea controlului de securitate şi pază descris în secţiunea 3.1 de mai jos.

1.2 Transparenţă

Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibilă pe pagina de internet a SC REGA MED SRL, la adresa https://www.regamed.ro.

2. ZONELE SUPRAVEGHEATE

Sistemul de supraveghere prin mijloace video cuprinde urmatoarele locatii:

• Cluj, Cluj Napoca, Flora Parc, str Agricultorilor Nr 1, parter, Spațiul comercial 4-5;
• Cluj, Floresti, Strada Șesul de Sus, nr 126 E.

1. CONDIȚII DE LEGITIMITATE

Se supraveghează prin mijloace video:

• zonele de acces şi spaţiile destinate publicului de la parterul clădirii;
• împrejurimile clădirii pentru a proteja spaţiile exterioare.

Amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.

Dispozitivul de înregistrare se amplasează într-un spaţiu bine protejat si asigurat. Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al aşteptărilor privind viaţa privată, precum birourile, toaletele şi alte locaţii similare.

3. DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO

3.1 Scopul supravegherii prin mijloace video

SC REGA MED SRL utilizează sistemul de supraveghere video doar în scop de securitate şi control acces.

Cu ajutorul acestui sistem se controlează accesul în incinta unităţii, se asigură securitatea bunurilor şi siguranţa persoanelor – angajaţi si colaboratori SC REGA MED SRL, vizitatori, pacienti, prestatari de servicii din cadrul altor firme. În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea şi investigarea furturilor de echipament sau de bunuri deţinute de instituţie sau la prevenirea, detectarea şi investigarea riscurilor şi ameninţărilor la adresa personalului angajat care îşi desfăşoară activitatea la locaţia supravegheată.

3.2 Limitarea scopului

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu foloseşte la monitorizarea activităţii angajaţilor sau la pontaj. Mai mult, sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obţinere a unor informaţii pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv in cazul situaţiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracţional (în circumstanţe excepţionale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigaţii disciplinare sau penale).

3.3 Categorii speciale de date

Sistemul video al SC REGA MED SRL nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date”.

SC REGA MED SRL nu intenţionează să utilizeze sistemul de supraveghere şi în
mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanţă.

3.4 Descrierea şi specificaţiile tehnice ale sistemului

În mod convenţional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcţie înregistrarea imaginilor şi este echipat cu senzori de mişcare. Sistemul poate înregistra orice mişcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră şi locaţie. Toate camerele sunt funcţionale 24 de ore, 7 zile pe săptămână.

Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoaşterea celor care trec prin zona de acţiune a camerelor. Pentru o mai mare siguranţă a prelucrării datelor care pot fi obţinute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcţie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/ scopul supravegherii. Sistemul este utilizat de către personalul clinicii doar pentru supraveghere.

3.5 Beneficiile sistemului de supraveghere:

• Creşterea controlului în perimetrul supravegheat, a intrărilor şi ieşirilor
• Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute
• Respectarea actelor, normativelor şi legislaţiei în vigoare pentru obiectivele cu risc.

4. INSTALAREA, ADMINISTRAREA, EXPLOATAREA SISTEMULUI

În vederea asigurării unei protecţii eficiente a drepturilor şi libertăţilor fundamentale ale persoanelor fizice, în cadrul operaţiunilor de supraveghere video a căilor publice de acces şi a spaţiilor publice deschise este interzisă prelucrarea de imagini care să vizualizeze interiorul imobilelor locuite sau a căilor de acces în acestea.

Echipamentele sunt astfel instalate încât să se afle sub supraveghere doar acele spaţii identificate în analiza de risc ca având nevoie de protecţie suplimentară. Utilizatorii sistemului video sunt instruiţi să nu monitorizeze astfel de zone.

Nu este permis accesul neautorizat la sistemul video.

Accesul este strict limitat la angajaţii autorizaţi (administratorii de sistem şi conducerea SC REGA MED SRL, precum și reprezentanții firmei care asigura mentenanța sistemului, însoțiți de unul din administratorii sistemului).

De la caz la caz, se poate acorda accesul la sistemul video şi altor persoane, în afara celor menţionate mai sus, doar pe bază de autorizare din partea conducerii unității. Aceste persoane nu vor avea acces la datele personale prelucrate în activitatea de supraveghere video.

5. PROTEJAREA VIEŢII PRIVATE ŞI SECURITATEA INFORMAŢIILOR

Pentru a proteja securitatea sistemului video şi pentru a spori gradul de protecţie a vieţii, au fost introduse următoarele măsuri tehnice şi organizatorice:

• limitarea timpului de stocare a materialului filmat la o durata de 30 de zile
• toţi utilizatorii cu drept de acces au semnat declaraţii de confidenţialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu
• dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaşte, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor de serviciu
• doar administratorul societatii, are dreptul de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date.

6. ACCESUL LA DATELE PERSONALE ŞI DEZVĂLUIREA ACESTORA

6.1 Drepturi de acces

Accesul la imaginile stocate şi sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane şi este determinat prin atribuţiile specificate în fişa postului (în ce scop şi ce tip de acces). În special, SC REGAMED SRL impune limite în privinţa persoanelor care au dreptul:

• să vizioneze materialul filmat în timp real;
• să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege şi incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate ;
• să copieze, să descarce, să şteargă sau să modifice orice material filmat.

6.3 Măsuri de păstrare a confidenţialităţii

Administratorii sistemului semnează o declaraţie de confidenţialitate.

6.4 Dezvăluirea datelor cu caracter personal

Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terţi va fi documentată şi supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, şi pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea şi scopul în care aceste date au fost colectate iniţial pentru prelucrare (de securitate şi control acces).

SC REGA MED SRL are obligaţia punerii la dispoziţia organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârşirea unor fapte de natură penală.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenţei la program sau evaluarea performanţei la locul de muncă.

În cazuri excepţionale, dar cu respectarea garanţiilor descrise mai sus, se poate acorda acces persoanelor implicate in conducerea societatii, în cadrul unei anchete disciplinare, cu condiţia ca informaţiile să ajute la investigarea unei infracţiuni sau a unei abateri disciplinare de natură să prejudicieze drepturile şi libertăţile unei persoane.

Orice încălcare a securităţii în ceea ce priveşte camerele video este indicată în Registrul de evenimente al sistemului.

CONDIȚII DE LEGITIMITATE

7. DURATA DE STOCARE

Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporţională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depăşeşte 30 de zile, după care se şterg prin procedură automată în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăşi limitele normale în funcţie de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.

8. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

SC REGAMED SRL garantează că asigură respectarea drepturilor ce revin personelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video şi cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Politica de protectie a datelor cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate

Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar şi permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă şi localizat în zona supravegheată, a.î. să semnaleze existenţa camerelor de supraveghere, dar şi pentru a comunica informaţiile esenţiale privind prelucrarea datelor personale.
Persoanele vizate sunt atenţionate asupra existenţei sistemului de supraveghere video şi a proprietarului prin note de informare corespunzătoare, care cuprind scopul prelucrării şi identifică SC REGA MED SRL ca operator al datelor colectate prin intermediul supravegherii video.

Exercitarea drepturilor de acces, intervenţie şi opoziţie

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc deţinute de SC REGA MED SRL, de a solicita intervenţia (ştergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucărilor, conform legii.

În cazul în care persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către SC REGA MED SRL a datelor personale care o privesc, se poate adresa Companiei la adresa de email regamed.cj@gmail.com sau printr-o solicitare scrisa depusa direct la sediul din Cluj Napoca al Companiei.

Răspunsul la solicitarea de acces, intervenţie sau opoziţie are ca termen 30 zile calendaristice. Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica şi procedura care va urma pentru soluţionarea cererii.

Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilităţii, cu condiţia de a nu prejudicia drepturile terţilor (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fi e posibilă recunoaşterea/identificarea lor). În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare), să menţioneze data, ora, locaţia şi împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere.

De asemenea, persoana vizată va prezenta şi o fotografie recentă astfel încât utilizatorii desemnaţi să o poată identifica mai usor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile persoanelor care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât să nu fi e posibilă recunoaşterea/identificarea lor.

Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situaţia în care se aplică excepţiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricţiona accesul se poate impune şi în cazul în care există obligaţia de a proteja drepturile şi libertăţile unor terţe persoane, de exemplu dacă în imagini apar şi alte persoane şi nu există posibilitatea de a obţine consimţământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.